Cómo resolver problemas de estrés laboral.

Cuando el trabajo se convierte en un cúmulo de problemas demandantes (más de los que podemos abordar), requiere de una solución especial, ordenada y escalonada.

De este tipo de situaciones se puede salir con deudas  y problemas de salud o quizás millonario y tranquilo, todo depende de cómo se gestione primeramente la estrategia global, y luego, cada punto a resolver. 

El comentario de Silvana (miembro de nuestra Comunidad) puede sernos útil como punto de partida y foco de ejemplos para este artículo:

“Hola Martín, gracias por abrir los ojos de muchos ciegos como yo, tengo pocos días leyendo estas publicaciones tengo un negocio heredado hace 21 años, actualmente tengo 2 sucursales, pero me siento asfixiada. Si no estoy en persona en un local no se vende y me roban, me he sobreendeudado, estoy aprendiendo de estos errores y tengo ahora alguien que controle inventarios, capacito empleados y la competencia se los lleva, debo mucho dinero, voy a recibir un préstamo pero no sé qué es mejor pagar con eso deudas o invertir en el negocio? qué libro es el que me conviene leer de urgencia o que debo hacer para salir de la carrera de ratas que me asfixia. Gracias por responder.”

Antes de contestar un comentario, suelo hacerme una imagen mental de la situación por la que está pasando la persona que me escribe. A Silvia la imagino haciendo malabares con muchos objetos a la vez, creo que eso describe bien su estado actual. Cada uno de los objetos con los que hace malabares, tiene un nombre: deuda, robo, personal, equipo, ganancias, carrera de la rata, etc. y son todos problemas distintos que requieren de atención y soluciones, pero ¿cómo resolver todo sin pagar con la salud?

Cómo resolver múltiples problemas, de forma ordenada.

1. Dejar de hacer malabares.

En este caso, lo que haría primeramente es dejar por un tiempo de hacer malabares, en el fútbol a esta actitud se la conoce como “parar la pelota” y se utiliza para referirse a “frenar el juego”, pensar, ordenarlo y reajustar las tácticas para cumplir el objetivo.

Hay que ver  todos esos temas desde un nuevo ángulo, pensar y crear una lista de prioridades. Esto es fundamental. Hay que “ver” todos estos temas, no “resolver” todos estos temas juntos. Hay que verlos todos y resolver uno por uno según el orden de prioridad. Todo lo demás, puede atentar contra la salud y contra el negocio mismo. Hacer “todo” a medias puede perjudicar el negocio a mediano y largo plazo porque puede impedir que lleguemos a la raíz de cada problema y esto nos impide por ejemplo generar circuitos efectivos que trabajen en automático.

2. Elegir los 3 objetos / objetivos más importantes.

Solo elegiría 3 objetos / objetivos como máximo para hacer malabares sin correr tanto riesgo de que se me caigan todos a la vez. Los demás, por un buen tiempo, los dejaría a un costado y trabajaría solo con esos 3, porque…

“Si todo es importante, nada es importante”.

Quizás, para la consulta de Silvia, yo NO me centraría en buscar nuevos negocios, salir de la carrera de la rata y reinvertir (al menos no por el momento). Primero quisiera solucionar de raíz 3 grandes problemas: deuda, circuitos, filosofía + equipo de trabajo (aquí entraría también el tema de los robos).

Comenzaría trabajando con estos 3 temas, si es necesario, uno a uno respetando siempre el orden de prioridad.

3. Buscar la raíz de cada problema.

El punto anterior tiene cierta dificultad, pero este es bastante más complejo, porque la raíz de un problema puede que no sea muy visible, justamente por eso recomiendo quedarse con 3 temas máximo a resolver (ya con eso es bastante). A veces encontrar el punto principal del problema se hace más difícil porque no nos damos cuenta que parte de ese problema somos nosotros mismos, o son causados por nuestras decisiones y es muy duro reconocerlo.

Pero también hay buenas noticias, encontrar una raíz ya es resolver la mitad del problema y no debería sorprendernos que solucionando la raíz de un solo tema, se soluciones muchísimas otras dificultades colaterales.

Veamos un ejemplo con el siguiente problema: “La gente me roba”.

Principalmente tengo que preguntarme:
“¿qué estoy haciendo mal YO, para facilitar que la gente me robe?”

Las personas roban porque son deshonestas, no son fieles, no les importa más nada que el dinero que se pueden llevar del negocio, pero eso no es una excusa para decir: “el problema no soy yo, el problema es mi empleado deshonesto”, porque tu empleado deshonesto no se autocontrató y ahí es donde la raíz comienza a apuntar hacia ti.

Otras preguntas para hacerte:

• ¿Cuáles son tus valores y cuáles son los de tu empresa?
• ¿Estás comunicando la filosofía de la empresa, los valores están visibles y por escrito?
• ¿Estás formando un equipo unido y fiel dándoles un objetivo común y metas?
• ¿Cómo es tu trato para con el personal, demasiado amigable, demasiado rígido?
• ¿Cómo estás capacitando a tu personal?
• ¿Estás premiando al que hace bien las cosas?
• ¿La motivación y capacitación en todos estos temas es constante?
• ¿Tus directivas son claras?
• ¿Por qué es tan fácil robarte?
• ¿Te roban siempre de la misma manera o de distintas formas?
• ¿Hay muchos huecos en el sistema que deberías limitar?
• ¿Cómo solucionan estos temas otras empresas?

Al día de hoy no concibo el hecho de crear una empresa sin montarla sobre una filosofía con normas y bases éticas, esto que casi nadie lo hace cuando tiene un pequeño negocio. Para cualquier empresa grande esto es clave, entonces si los grandes lo hacen, para llegar a ser una gran compañía, hay que tener presentes ciertas normas y filosofías desde el inicio.

Por ejemplo, una empresa tenía una base ética que era “tolerancia cero al robo”. Un día, descubrieron un hecho que realmente no era tan grave, pero que en definitiva era un robo. Los vendedores de la compañía tenían una escala de comisiones, por ejemplo:

• Si vendían de $10.000 a $100.000 cobraban una comisión del 10%.
• Si vendían de $100.001 a $200.000 cobraban una comisión del 15%.

Entonces descubrieron que el  mejor vendedor de la compañía, si veía que a fin de mes estaba a punto de cerrar con $95.000 y le faltaba solo $5.001 para cambiar de escala y cobrar un 5% más, inventaba una venta. Luego que pasaba al mes siguiente, como ya le habían pagado, volvía esa venta atrás como que el cliente la había cancelado, pero era mentira, esa venta nunca existió.

Cuando los dueños de la empresa vieron esta situación, estuvieron ante un problema ético. Por un lado, dentro de la base ética de la empresa estaba mencionada la “tolerancia cero al robo”, pero por el otro, era el mejor vendedor de la compañía, no era muy conveniente despedirlo, quizás con darle algunos días de suspensión bastaría.

Luego de pensarlo bastante, los socios tomaron una decisión: despedir al empleado. Perdieron a un gran vendedor, pero no flaquearon en respaldar las normas éticas de su empresa. Esto fue de ejemplo para todos.

4. Buscar la solución para cada problema.

Definir de antemano las normas éticas, las normas de convivencia, el propósito, la visión y misión de la empresa, solucionan gran parte de los problemas futuros y estos escritos pasan a ser como una ley interna, por eso es bueno redactarlas de forma sencilla dejándolas a la vista de todos. Es por eso que dentro de los problemas que planteaba Silvia seleccioné estos: deuda, circuitos, filosofía + equipo de trabajo. Si logro montar estos temas sobre la filosofía y las normas de la empresa, todo va a encajar.

Además pueden haber ítems puntuales que sean exclusivos para cada tema, por ejemplo el caso de la deuda. Podría tener un punto que sea: “Esta empresa no tomará deudas mayores al 300% de su facturación mensual promedio”. Si en algún momento, la codicia llama a mi puerta y me tienta a endeudarme mucho más, mi propia norma es quien va a frenarme y además me va a obligar a buscar otras alternativas para lograr lo mismo sin tomar tanta deuda, como podría ser comenzar a franquiciar la marca. El negocio crecería, con dinero y riesgos de otros.

Así como en el ejemplo del robo, o de la deuda, se debe abordar cada tema en profundidad. Es igual si mi negocio es una heladería con 1 solo empleado o una multinacional con 100.000, las bases tiene que ser sólidas de cualquier forma para crecer en el tiempo sin sufrir agotamientos innecesarios.

Quiero dar un último ejemplo típico de asentar bases y generar circuitos.

Supongamos que manejo 10 empleados y todos los temas pasan por mí. En esta circunstancia es muy normal que cada vez que esté en mi almuerzo reciba un llamado telefónico cada 10 minutos. Muchas veces veo que jefes o dueños atienden estos llamados quejándose de los empleados con frases como “tengo que estar en todo, mis empleados no pueden resolver un problema simple”. Esto suele darse porque esos mismos dueños que se quejan son los que no crean circuitos autodependientes, no capacitan al personal y no establecen normas. Las personas no saben qué hacer, lo llaman, él atiende, se queja y el círculo se repite una y otra vez.

Si estableciera la norma: “de 12 a 13hs solo recibo llamados urgentes”, y le definiría al personal lo que es y lo que no es urgente, y dejaría una persona para que evaluara las situaciones antes de que se comunicaran con él, y además, al atender el teléfono en esa franja horario iniciaría con la frase: “es un tema realmente urgente que no puede esperar a las 13hs”, seguramente, en un breve tiempo, los llamados se reducirían en un 95%. Se creó una norma, un circuito, un control.

Pero, si este mismo dueño llama a sus empleados en horarios no laborales para preguntarles cosas que puede preguntar en el horario laboral, está contradiciendo su filosofía. Tiene que generar también normas y circuitos para no tener que hacer esos llamados. Es su responsabilidad gestionar y optimizar la empresa.

En resumen: si se define la filosofía de la empresa, la misión, visión, los circuitos, las normas de convivencia, etc. y se capacita con paciencia a los empleados, se respeta el orden de prioridad de cada tema y se resuelven de forma escalonada, los problemas se reducen en un porcentaje altísimo.

Esto requiere un alto grado de inteligencia emocional, paciencia, comprensión, control y dominio propio, pero es la diferencia entre ser el dueño de una empresa grande o ser el eterno dueño de una empresa que crece continuamente, pero en problemas.

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Te dejo un cordial saludo,
Martín Omar